Đầu năm 2020, hội nghị truyền hình đã có được chỗ đứng trong doanh nghiệp. Giờ thì sao?
Đại dịch vẫn tiếp tục, và những thay đổi mà nó mang lại cho nơi làm việc – chuyển bán buôn sang nơi làm việc từ xa. Vậy các công ty tổ chức hội nghị truyền hình sẽ phản ứng như thế nào trong 12 tháng tới?
Trong hầu hết năm 2020 trong đại dịch COVID-19, công nghệ đóng vai trò như một cứu cánh cho nhiều doanh nghiệp, giúp các nhóm luôn kết nối và làm việc khi các văn phòng đóng cửa và nhân viên thiết lập văn phòng tại nhà. Không có công nghệ nào được cho là có tác động lớn hơn đến sự thay đổi đó hơn hội nghị truyền hình.
Khi năm 2021 đến, cuộc gọi điện video đã trở thành một phần của cuộc sống công ty mà một năm trước đây không thể tưởng tượng được. Zoom – một nền tảng trước đây chỉ được biết đến với những người sử dụng nó cho công việc – đã trở nên phổ biến đến mức giờ đây nó là một động từ, được sử dụng và hiểu phổ biến trên khắp thế giới như viết tắt của một hội nghị truyền hình. (Và ” Zoombing ” đã trở thành một biểu tượng liên quan.)
Vào tháng 2, khi mức độ nghiêm trọng của virus coronavirus được đưa ra, Zoom cho biết họ đã thêm nhiều người dùng mới trong hai tháng đầu năm 2020 so với cả năm 2019; đến tháng 4, nó tự hào có 300 triệu người tham gia cuộc họp hàng ngày . (Ngay cả Nữ hoàng Anh cũng tham gia .)
Đây không phải là nền tảng hội nghị truyền hình duy nhất có mức tăng trưởng chưa từng có. Không chịu thua kém, Microsoft vào tháng 6 đã báo cáo rằng việc sử dụng nền tảng Teams của họ đã vượt qua Zoom và nó đã cố gắng tăng cường cho Teams các tính năng mới trong suốt cả năm .
Zoom đã không công bố thống kê người dùng cập nhật kể từ tháng 4, nhưng trong cuộc gọi thu nhập quý 1 năm 2021 của Microsoft, Giám đốc điều hành Satya Nadella cho biết Teams đã vượt qua 115 triệu người dùng hoạt động hàng ngày. (Google Meet, một tùy chọn video phổ biến khác, có khoảng 100 triệu người tham gia đăng nhập vào các cuộc họp mỗi ngày.)
Mặc dù mỗi công ty tính người dùng, cuộc họp, người tham gia và phiên họp khác nhau để làm nổi bật thành công của riêng họ, nhưng điểm mấu chốt là: hội nghị truyền hình luôn tồn tại. Điều đó đặc biệt đúng, vì đại dịch sẽ kéo dài đến năm 2021 và nhiều nhân viên cho biết họ không có kế hoạch quay lại văn phòng ngay sau đó – ngay cả khi an toàn để làm như vậy.
Với bối cảnh đó và việc các công ty hiểu rõ hơn về cách khai thác sức mạnh của video để cộng tác và năng suất, đây là những gì có thể mong đợi vào năm 2021 khi hội nghị truyền hình tiếp tục phát triển và phát triển.
Người dùng muốn gì?
Khi nhân viên lần đầu tiên dựng trại trong phòng khách, văn phòng tại nhà và phòng ngủ dự phòng, các công ty chưa có nền tảng hội nghị truyền hình được thiết lập đã tìm ra danh sách các tính năng cần thiết tương đối ít: Nó có dễ sử dụng, hiệu quả và nhân viên có thể nói chuyện với cả nhóm của họ trong một cuộc gọi?
Mặc dù Zoom, Teams, Google Meet và Webex và những người khác đều phát hành các tính năng mới vào năm 2020, trọng tâm phần lớn là cải thiện trải nghiệm người dùng cơ bản – không tung ra các tính năng hào nhoáng không cần thiết.
Microsoft – Chế độ cùng nhau trong Nhóm cung cấp nhiều “cảnh” ảo để tạo cảm giác tự nhiên hơn cho các cuộc họp video.
Tích hợp sớm: AR và AI?
Hiện tại, hầu hết các công ty đều có chiến lược bài bản, nghĩa là họ có thể yêu cầu nhiều tính năng cải tiến hơn để giúp trải nghiệm làm việc từ xa tốt hơn.
Wayne Kurtzman, giám đốc nghiên cứu về xã hội và cộng tác tại IDC, cho rằng kỳ vọng sẽ được thúc đẩy bởi trải nghiệm của người dùng trên các nền tảng và ứng dụng khác.
Ông nói: “Ví dụ: việc hình dung dữ liệu bằng AR có thể rất quan trọng trong bối cảnh kinh doanh. “Hoặc [bạn có thể] có một cuộc họp kéo dài một giờ tự động cắt giảm cho mỗi người dùng xuống còn năm phút và, trong trường hợp họ không thể tham gia, hãy đề cập đến họ. Mức độ đó của AI cũng chứng tỏ rất có giá trị ”.
Ông nói, khả năng tự động tìm kiếm các tài liệu liên quan trong cuộc họp có thể trở nên rất mạnh mẽ, dựa trên những nỗ lực tìm cách làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Kurtzman dự đoán rằng trong vài năm tới, các công nghệ mới nổi sẽ ngày càng tìm thấy ngôi nhà chung trên các nền tảng hội nghị truyền hình.
“Đó không chỉ là thực tế tăng cường, mà còn là các công cụ thông minh để tìm tài liệu, khả năng xác định những người được đề cập tại các cuộc họp hoặc tự động lên lịch cho các việc cần làm – [tất cả đều là] những thứ mà tôi mong đợi sẽ thấy vào năm 2021, từ ít nhất một số nhà cung cấp, ”ông nói.
Raul Castanon, nhà phân tích cao cấp về năng suất và cộng tác của lực lượng lao động tại 451 Research S&P Global Market Intelligence, đồng ý, lưu ý rằng các tính năng AI cơ bản đã xuất hiện trên nhiều người chơi hội nghị truyền hình lớn.
Castanon nói: “Tôi nghĩ chúng sẽ trở thành tiêu chuẩn, bởi vì chúng có rất nhiều giá trị.” Cụ thể là phần phiên âm theo thời gian thực, đồng thời cũng có những điểm nổi bật và tóm tắt cuộc họp. Tôi nghĩ đó là những tính năng tiêu chuẩn trên tất cả các nền tảng. ”
Castanon cũng tin rằng các công ty có thể bắt đầu thấy video được nhúng trong các công cụ như nền tảng CRM hoặc nền tảng được sử dụng để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, cho phép nhân viên hỗ trợ CNTT cung cấp trợ giúp tốt hơn, được cá nhân hóa hơn cho khách hàng.
Bảng trắng tích hợp
Đối với Mike Fasciani, giám đốc nghiên cứu cấp cao tại Gartner, việc sở hữu thứ mà ông gọi là “canvas cộng tác trực quan” – công nghệ bảng trắng ảo tích hợp – sẽ là ưu tiên lớn của nhiều người mua trong tương lai.
Mặc dù nhiều nền tảng đã cung cấp tính năng tạo bảng trắng cơ bản, nhưng chúng không đi đủ xa để đáp ứng nhu cầu cộng tác trong thế giới thực của người dùng. Trong các cuộc họp thực tế, mọi người có thể lên bảng phân cảnh hoặc tạo một khung hình ảnh gồm các ghi chú và ý tưởng. Fasciani cho biết việc tái tạo lại cảm giác mọi người nhảy ra khỏi ghế để viết nguệch ngoạc ý tưởng trên bảng trắng là “một phần của câu đố”.
Màn hình bảng trắng của Cisco Webex.
“Điều này ngày càng được người mua coi là những gì họ cần để làm việc từ xa hiệu quả như làm việc trực tiếp với đồng nghiệp của bạn. Chúng tôi đã thấy sự gia tăng đáng kinh ngạc đối với các ứng dụng như vậy, ”ông nói.
An ninh, an ninh, an ninh
Bạn không nghĩ rằng bảo mật nên là trung tâm cho các cuộc gọi điện video? Chỉ cần hỏi Zoom.
Hồi tháng 4, công ty đã phải đối mặt với nhiều chỉ trích liên quan đến bảo mật , từ lo ngại về vụ đánh bom Zoom nói trên cho đến lỗi cho phép tin tặc đánh cắp mật khẩu Windows và cáo buộc trong một vụ kiện ở tòa án California rằng công ty đang chia sẻ dữ liệu với Facebook – một tuyên bố Phóng quyết liệt từ chối.
Zoom hiện cung cấp mã hóa end-to-end, một động thái được thực hiện để dập tắt những lo ngại về bảo mật nảy sinh vào đầu năm 2020.
Tai họa bảo mật đủ nghiêm trọng để Zoom tạm thời ngừng phát triển các tính năng mới trong 90 ngày để có thể tập trung vào các vấn đề.
Công ty nghiên cứu bảo mật CyberArk đã nêu bật một lỗ hổng trong Teams cùng thời điểm; Microsoft đã vá lỗi trước khi người dùng bị ảnh hưởng. Và vào tháng 6, Webex đã phải vá một lỗi cho phép tội phạm mạng đánh cắp hồ sơ cuộc họp từ bên trong dịch vụ Webex của Cisco.
Khi nói đến việc ưu tiên các tính năng bảo mật hoặc trong cuộc họp, Kurtzman nói rằng các công ty có cảm xúc lẫn lộn. Ông nói: “Tất cả đều tin rằng bảo mật là tính năng hàng đầu, nhưng nhiều công ty cũng phải xem xét các vấn đề về quản trị và tuân thủ.
Ông nhấn mạnh rằng bảo mật liên quan đến việc chuyển từ bảo vệ chu vi mạng sang bảo vệ dữ liệu xung quanh mỗi người dùng và thiết bị của họ – và chuyển sang mô hình zero-trust sẽ là trọng tâm lớn của nhiều công ty.
Kurtzman nói: “Chúng tôi biết các sản phẩm cộng tác, đặc biệt là cộng tác nhóm và hội nghị truyền hình, đã làm tăng chi tiêu trong năm tới. “Ngay cả trong các công ty mà ngân sách của họ bị cắt giảm, rất có thể họ đã tăng chi tiêu cho cộng tác, hội nghị truyền hình và bảo mật,”
Trong khi danh tiếng của Zoom bị một số va chạm và vết thâm, Fasciani cho biết công ty đã thoát được mà không để lại sẹo vĩnh viễn, phần lớn là do nhiều vấn đề xảy ra do người dùng cuối không định cấu hình đúng cài đặt cuộc họp của họ. Ông nói, nhìn chung, hầu hết các công ty dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực hội nghị truyền hình đều có một sân chơi khá đồng đều khi nói đến vấn đề bảo mật.
“Cảm giác của tôi là những người mua Zoom có lòng trung thành to lớn đối với Zoom và tôi nghĩ điều đó sẽ tiếp tục như vậy,” Fasciani nói.
Phòng cho người mới đến?
Với sự nổi bật của những người chơi lâu năm, Castanon không tin rằng các nhà cung cấp hàng đầu phải lo lắng về việc bị thách thức bởi những người chơi thích hợp mới hơn.
“Nhiều tổ chức tài chính có nhân viên hướng tới khách hàng với những khách hàng có giá trị cao thường cho nhân viên của họ làm việc tại văn phòng nơi họ cung cấp sự bảo mật cần thiết. Giờ đây, họ phải chuyển sang làm việc tại nhà – điều đó chỉ đơn giản là mở rộng cơ hội cho các nhà cung cấp chuyên biệt, tập trung vào bảo mật, ”ông nói.
Thay vào đó, miễn là các nhà cung cấp lớn hơn tiếp tục bật các tính năng bổ sung như phòng chờ và danh sách người tham gia, điều đó sẽ đủ để trấn an người dùng của họ, Castanon nói.
Thách thức phía trước
Fasciani, Castanon và Kurtzman đều nhận thấy một trong những thách thức lớn nhất mà các công ty sẽ phải đối mặt khi họ hướng tới mô hình công việc kết hợp sẽ là làm thế nào để dân chủ hóa một cuộc họp – nói cách khác, làm thế nào để tích hợp những người tham gia trực tiếp và từ xa một cách dễ dàng.
“Những người tham gia từ xa, trở lại những như trước khi chúng ta có những người ngồi trong văn phòng và một số người gọi đến trong một cuộc gọi hội nghị, thường bị loại khỏi cuộc trò chuyện hoặc bị lãng quên và gặp khó khăn hơn trong việc nói một từ nào đó”, Fasciani nói.
Vấn đề đó đã được giải quyết một cách hiệu quả khi nhân viên bị buộc rời khỏi văn phòng và mọi người tham gia đều ở xa. Thách thức vào năm 2021 sẽ là làm thế nào để duy trì sự bình đẳng đó khi một số người quay trở lại văn phòng.
Google Meet hứa hẹn sẽ cung cấp thêm các tính năng đột phá cho các phòng họp trực tuyến.
“Sẽ rất thú vị khi xem những gì các nhà cung cấp đưa ra,” anh nói.
Với các công ty hiện đang trả tiền trung bình cho bốn giải pháp hội nghị truyền hình khác nhau – một tình huống mà Kurtzman không tin là bền vững – các nhà cung cấp hội nghị truyền hình cần phải suy nghĩ cẩn thận về cách họ gia tăng giá trị cho nền tảng của mình. Bằng cách làm cho phần mềm của họ phong phú hơn, thông qua thực tế tăng cường hoặc hình ảnh hóa được cải thiện, những nhà cung cấp đó cuối cùng có thể đạt đến điểm mà nhân viên đều ở trên màn hình, ngay cả khi họ ở cùng một phòng, Kurtzman nói.
Trong khi Castanon đồng ý rằng lực lượng lao động kết hợp mang lại cho nó một loạt thách thức độc đáo, ông chỉ ra một vấn đề khác mà các nền tảng video đang phải vật lộn: tính khả dụng của dịch vụ.
Ông nói: “Vấn đề số một xuất hiện trong sáu tháng đầu tiên là độ tin cậy của dịch vụ, vì chúng tôi có thể không phải lúc nào cũng có cùng dung lượng băng thông khi ở nhà”.
Một số nhà cung cấp đã bắt đầu thực hiện các điều chỉnh để cung cấp cho người dùng chất lượng dịch vụ tốt hơn – ngay cả khi băng thông của họ bị hạn chế – bởi vì hầu hết người dùng sẽ đổ lỗi cho nền tảng chứ không phải băng thông của họ, vì trải nghiệm kém.
Castanon nói: “Khả năng cũng thích ứng với các điều kiện mạng và thiết bị khác nhau, điều đó cũng sẽ phù hợp hơn nhiều với lực lượng lao động phân tán, bởi vì bạn đang nói về nhiều điểm cuối được phân phối trên các trang web khác nhau, với các điều kiện mạng khác nhau.
Kurtzman đã tổng kết lại: “Năm 2020 là năm mọi người bắt đầu nhận ra internet là một nơi không thể thiếu và năm 2020 cũng là năm chúng tôi phát hiện ra rằng công việc không nhất thiết phải làm ở một nơi.”
Bởi: Charlotte Trueman
